Tài liệu trong các cuộc họp tại các cơ quan quản lý nhà nước từ văn bản, báo cáo, chỉ đạo và các tài liệu liên quan đều sử dụng bằng giấy. Để khắc phục những hạn chế trên, P-IONE được xây dựng nhằm mục tiêu giảm văn bản giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí giúp lãnh đạo dưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng và chính xác góp phần xây dựng chính phủ điện tử. Đồng thời tạo ra môi trường đa chiều và tức thời giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng.

Nhu cầu sử dụng giải pháp họp không giấy của các cơ quan, tổ chức hiện

Cuộc họp truyền thống của các cơ quan, tổ chức thường tiêu tốn nhiều giấy tờ, tài liệu

37% thời gian của các cán bộ tại các tổ chức là dành cho các cuộc họp. Tuy nhiên, các cuộc họp truyền thống lại đang gặp phải các vấn đề như:

-    Tài liệu họp chủ yếu dưới dạng văn bản giấy, tốn kém thời gian, chi phí in ấn 
-    Đến cuộc họp, các đại biểu mới nhận được tài liệu họp, nên thiếu sự chuẩn bị trước, đóng góp trong cuộc họp chưa đạt kết quả cao 
-    Đại biểu được mời tham dự dễ quên lịch, xót lịch vì thiếu cơ chế nhắc lịch
-    Đại biểu khó nắm bắt nội dung cuộc họp nếu không trực tiếp tham dự 
-    Không có phương tiện lưu trữ thông tin cuộc họp, khó khăn trong việc thống kê chất lượng các cuộc họp hàng năm 
-    Sau mỗi cuộc họp việc lấy ý kiến, tổng hợp về dự thảo nghị quyết thủ công dễ gây sai sót, thiếu ý trong việc tổng hợp 

Giải pháp họp không giấy P-IONE sẽ giúp tổ chức của bạn loại bỏ hoàn toàn những vấn đề trên. 

Giải pháp họp không giấy P-IONE

Giải pháp họp không giấy P-IONE

Giải pháp họp không giấy P-IONE là phần mềm hỗ trợ tổ chức các cuộc họp theo phương thức truyền thống trên môi trường mạng nhằm nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành. 

Với P-IONE, các tổ chức cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành sẽ giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp, góp phần tích cực trong công tác đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính.

Lợi ích của giải pháp họp không giấy P-IONE

-    Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp: các thông tin chính của cuộc họp như nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,... đều được hiển thị trực quan trong thông tin cuộc họp
-    Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm 50% chi phí in ấn và giảm thiểu 30% các phiên họp 
-    Thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp: Cho phép thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, số cuộc họp đã hoàn thành, cuộc họp bị hủy bỏ, cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian lựa chọn (tuần, tháng, quý, năm) 
-    Hạn chế tối đa việc quên, sót lịch họp: Báo lịch, nhắc lịch bằng hẹn giờ SMS, Email, Notification Mobile App nhờ đó tránh tình trạng quên lịch
-    Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu xác nhận tham dự họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách cán bộ từ chối tham dự cuộc họp.
-    Ban hành quyết định họp nhanh chóng: Tích hợp công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép chuyển trực tiếp các phát biểu của người tham gia cuộc họp thành văn bản tức thì
-    Tăng cường khả năng kết nối: các đại biểu dễ dàng tương tác đa chiều, tức thời trao đổi và chia sẻ đa dạng dữ liệu trong quá trình trước, trong và sau khi diễn ra cuộc họp
-    Bảo mật an toàn: Phần mềm triển khai trên hạ tầng của tổ chức nên đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp

Tính năng của P-IONE

Quản lý cuộc họp

-    Phân công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp
-    Khởi tạo thông tin cuộc họp nhanh chóng với các thông tin và nhóm người dùng được khai báo sẵn 
-    Thông báo trước cho các đại biểu mời tham dự thông qua phần mềm họp không giấy (SMS, Email, Mobile App)
-    Không giới hạn thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp bao gồm khách mời từ cơ quan  ngoài
-    Hẹn giờ gửi tin nhắn nhắc lịch, tránh việc quên lịch họp (SMS, Email, Mobile App)

Đại biểu tham dự 

-    Có thể ủy quyền cho cấp dưới dự họp thay/ chuyển thư ký/ từ chối tham dự. Việc thay đổi cán bộ tham gia được ghi nhận và thông báo cho người tổ chức và người được ủy quyền qua phần mềm 
-    Có thể tham gia nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp, góp ý tài liệu trước khi đến dự cuộc họp 
-    Tham gia phát biểu ý kiến trong cuộc họp hoặc tham gia biểu quyết trên giao diện phần mềm
-    Có thể tra cứu tiếp cận tài liệu các cuộc họp đã kết thúc mọi lúc, mọi nơi 

Giám sát và điều hành cuộc họp

-    Cho phép giám sát danh sách đại biểu đã tiếp cận lịch họp, thời gian xem lịch, thời gian xem giấy mời họp
-    Đảm bảo khả năng kiểm tra giám sát danh sách cán bộ tham dự cuộc họp, danh sách cán bộ vắng mặt kèm lý do vắng mặt
-    Cho phép tổng hợp ý kiến của các đại biểu trước và trong quá trình diễn ra cuộc họp
-    Với các cuộc họp có nhiều nội dung, đảm bảo đại biểu tham dự nội dung họp nào mới được tiếp cận tài liệu họp của nội dung đó 
-    Cho phép tạo biểu quyết trong các nội dung, ghi nhận ý kiến kết luận nội dung của chủ trì cuộc họp, bắt đầu và kết thúc một nội dung họp cụ thể
-    Cho phép đính kèm kết luận cuộc họp khi cuộc họp kết thúc 

Ưu điểm của phần mềm

-    Tuân thủ an toàn bảo mật thông tin theo Nghị định 85/2016/NĐ-CP
-    Tích hợp phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE cho phép ghi âm lại nội dung trao đổi, tương tác của lãnh đạo với các thành viên và chuyển đổi trực tiếp thành văn bản họp giúp bộ phận tổng hợp phụ trách cập nhật văn bản họp và kết luận cuộc họp nhanh chóng ngay trên hệ thống
-    Kết nối thông minh với các thiết bị: Màn hình TV, Máy QR Code, Laptop/Tablet, SMS/Email,…
-    Giao diện thân thiện với người sử dụng, tính năng tương tác cao.
-    Mô hình cung cấp linh hoạt: Triển khai theo mô hình diện rộng và phân cấp để các đơn vị có thể chủ động cập nhật và quản trị hệ thống. Có mô hình triển khai riêng cho các đơn vị có yêu cầu về bảo mật thông tin mức cao.
-    Hệ thống phục vụ và đáp ứng cho nhiều đối tượng người dùng bao gồm cán bộ trực thuộc đơn vị và khách mời từ các đơn vị bên ngoài.
-    Cập nhật tài liệu tham khảo trước cuộc họp: Tài liệu liên quan quan đến cuộc họp được đính kèm cùng thư mời họp giúp đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu, nắm được nội dung họp, giảm thời gian, nâng cao chất lượng cuộc họp.
-    Kiểm soát thành phần đã tham dự bằng mã QR code: Các đại biểu quét mã QR trước khi tham gia cuộc họp, nhờ đó người tổ chức có thể kiểm soát được những người đã tham gia trong buổi họp đó.