Chức năng của Hệ thống: Hệ thống quản lý văn bản và điều hảnh VNPT- iOffice cung cấp nhiều chức năng điều hành, quản lý và cộng tác được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện Website, đơn giản dễ sử dụng. Ngoài những tính năng Văn phòng điện tử, Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tạo ra môi trường tương tác  đa chiều như một mạng xã hội nội bộ, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hảnh VNPT- iOffice được thiết kế gắn liền với quy trình nghiệp vụ xử lý công việc của các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với các quy trình nghiệp vụ chính như sau:

- Quản lý văn bản đến: Thực hiện tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

- Quản lý văn bản đi: Thực hiện các công việc liên quan trong quá trình dự thảo, ban hành và theo dõi xử lý văn bản đi của cơ quan.

- Quản lý hồ sơ lưu trữ:  Chức năng này cho phép người sử dụng có thể thiết lập các hồ sơ lưu trữ để quản lý văn bản và theo dõi tiến độ xử lý công việc; trong chức năng này người sử dụng có thể tạo lập và chỉnh sửa hồ sơ; đưa các văn bản vào trong hồ sơ, in ấn các thông tin liên quan trong hồ sơ.

- Theo dõi xử lý văn bản: Tại đây người sử dụng có thể theo dõi tiến độ xử lý các văn bản đến, văn bản đi và các thông tin chỉ đạo điều hành khác của cơ quan.

- Quản lý công việc: Theo vai trò của từng người sử dụng có thể thực hiện tạo lập công việc, phân công cho cán bộ thực hiện công việc, cập nhật tình hình kết quả thực hiện công việc và báo cáo tình hình xử lý công việc với lãnh đạo các cấp.

- Gửi nhận văn bản: Chức năng này cho phép người sử dụng có thể truyền nhận văn bản giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước với nhau; với tính năng này cho phép gửi nhận văn bản giữa các cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới; giữa các cơ quan nganh cấp vận hành các hệ thống độc lập.

- Quản lý thông tin điều hành và lịch công tác: Cho phép người sử dụng có thể quản lý và đăng tải các thông tin chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp; thông báo lịch công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn trực thuộc cơ quan; Và các chức năng tiện ích khác như: Lịch làm việc, lịch họp Quản lý thông báo, tin tức, Gửi tin nhắn nội bộ và trao đổi công việc quản lý xe,….

Các lợi ích khi sử dụng hệ thống:

- Lãnh đạo:

+ Điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi

+ Quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch

+ Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác

+ Tra cứu, điều hành văn bản trên điện thoại thông minh, iPad…

- Chuyên viên:

+ Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý

+ Nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao

+ Báo cáo công việc kịp thời

+ Tạo môi trường trao đổi, thảo luận, nâng cao hiệu quả công việc

+ Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân...

- Văn thư:

+ Phân phối văn bản đơn giản không phải photo, in ấn, đi lại nhiều

+ Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin

+ Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng

+ Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp thời...

- Cơ quan:

+ Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả

+ Trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin dễ dàng

+ Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí cho việc in ấn, photo, đi lại, gửi văn bản thủ công

+ Tăng cường làm việc cộng tác giữa các cá nhân, bộ phận

- Đối tượng sử dụng:

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp: các Bộ, Ngành, Tỉnh/TP.

+ Các doanh nghiệp, tổ chức chưa có hệ thống quản lý văn bản

Công nghệ xây dựng Hệ thống: Phần mềm được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ mới và tiến tiến, đáp ứng xu thế công nghệ 4.0 như: Bộ công cụ Activiti theo chuẩn BPMN 2.0 hỗ trợ việc định nghĩa, xử lý các quy trình động một cách đơn giản, trực qua và hiệu quả; hệ thống chat sử dụng NodeJS, SocketIO; hệ thống thông báo Java WebSocket; lưu trữ dữ liệu trên nền tảng dùng chung NFS hoặc nền tảng tập trung MINIO.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hảnh VNPT- iOffice đáp ứng đầy đủ các chức năng, tính năng kỹ thuật theo quy định của Quyết định 395/QĐ- BTTTT năm 2020 Hướng dẫn về sử dụng mã định danh văn bản và Bộ tiêu chí về chức năng, tính năng kỹ thuật  trong xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành (phiên bản 1.0) do Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành. Đồng thời, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu về an toàn và bảo mật thông tin theo nhiều lớp bảo vệ.

Thị trường, khách hàng: Có thị trường và khách hàng rộng khắp trên cả nước và bước đầu ra thị trường nước ngoài. Đối tượng khách hàng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hảnh VNPT- iOffice được phủ rộng khắp toàn quốc với hơn 500 doanh nghiệp và 63 tỉnh thành phố và các Bộ Ban Ngành trên toàn quốc. Một số khách khách hàng tiêu biểu như: Tỉnh thành phố: Cao Bằng, Lạng Sơn, Nghệ An, Nam Định, Tiền Giang….; Bộ ngành: Bộ Thông Tin và Truyền Thông, Bộ Xây dựng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Đặc biệt, phần mềm đang được triển khai và mở rộng quy mô lớn tại thị trường nước ngoài, đã triển khai tại: Văn phòng chính phủ Lào, Bộ BCVT Lào; đang triển khai 18 Bộ ngành còn lại của Chính phủ Lào và đang tiếp cận các thị trường Mynanmar, Campuchia…

Tiềm năng, ưu nhược điểm của Hệ thống:

Là sản phẩm do doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực ICT thiết kế và phát triển, đồng thời là doanh nghiệp sở hữu cơ sở hạ tầng, nguồn lực rộng khắp cả nước nên sản phẩm có lợi thế, tiềm năng phát triển rất lớn, triển khai nhanh chóng. Tuy nhiên sản phẩm cũng phải cạnh tranh với các doanh nghiệp ICT hàng đầu khác như Viettel, FPT. Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của các công nghệ số của CMCN 4.0, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến sản phẩm, tích hợp các công nghệ tiên tiến của CMCN 4.0 vào sản phẩm để nâng cao tính thông minh, xử lý được dữ liệu lớn,… thì sẽ nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm và sẽ đạt được phát triển bền vững.

BBT