Hệ thống Quản lý Tài liệu của Tasken là giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp tổ chức, lưu trữ, quản lý và truy xuất các tài liệu một cách hiệu quả. Hệ thống này hỗ trợ số hóa tài liệu, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đồng thời tăng cường khả năng truy cập và bảo mật thông tin.

Chức năng chính

• Lưu trữ và tổ chức tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ đa dạng các định dạng tài liệu như văn bản, hình ảnh, video, âm thanh; sắp xếp theo cấu trúc hợp lý, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất. 
• Quản lý phiên bản: Theo dõi các phiên bản chỉnh sửa của tài liệu, đảm bảo người dùng luôn truy cập phiên bản mới nhất và có thể khôi phục phiên bản cũ khi cần. 
• Kiểm soát truy cập: Phân quyền người dùng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu, tăng cường bảo mật thông tin. 
• Tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng: Cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ dựa trên từ khóa, siêu dữ liệu hoặc nội dung, giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết. 
• Tích hợp với các hệ thống khác: Khả năng tích hợp với các phần mềm như ERP, CRM, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Ưu điểm của hệ thống

• Tối ưu không gian lưu trữ: Giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, tiết kiệm không gian văn phòng và chi phí lưu trữ vật lý. 
• Tăng cường bảo mật thông tin: Với cơ chế phân quyền và mã hóa dữ liệu, hệ thống đảm bảo an toàn cho các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp. 
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Việc truy cập và chia sẻ tài liệu nhanh chóng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, tăng cường khả năng cộng tác và ra quyết định kịp thời. 
• Đảm bảo tuân thủ quy định: Hệ thống giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về lưu trữ và quản lý tài liệu, giảm thiểu rủi ro pháp lý. 
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý tài liệu giấy, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Việc triển khai Hệ thống Quản lý Tài liệu giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.