Phần mềm quản lý tài liệu điện tử AX-DMS tuân thủ theo chuyên ngành về văn thư lưu trữ, cung cấp các tính năng cho người dùng để thực hiện các thao tác nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ tài liệu, cung cấp các khả năng tích hợp, trao đổi dữ liệu với trục liên thông dữ liệu LGSP và các phần mềm khác thông qua giao diện lập trình API.

Phần mềm quản lý tài liệu điện tử AX-DMS áp dụng công nghệ nhận dạng chữ viết tay tiếng Việt AXT và công nghệ trích xuất nhận dạng thông tin văn bản hành chính tự động có ứng dụng trí tuệ nhân tạo AXDOC, cho phép nhận dạng và bóc tách tự động các trường thông tin trong file hồ sơ tài liệu dạng văn bản hành chính trên hệ thống.

• AXT có khả năng tự động phân biệt các vùng chữ viết tay và chữ in trong cùng một file tài liệu, giúp nhận dạng và bóc tách tự động form biểu mẫu chữ viết tay với độ chính xác trên 90%, đảm bảo hiệu suất công việc tăng tới 80%. AXT giúp thay đổi từ nhập liệu thủ công các biểu mẫu viết tay sang tự động nhận dạng và trả ra thông tin với thời gian nhanh gấp hàng trăm lần so với phương pháp nhập liệu thủ công truyền thống.
• AXDOC cung cấp giải pháp nhận dạng trích xuất các trường thông tin cần lấy từ các văn bản hành chính (tờ trình, công văn, quyết định, thông báo…) cho các đơn vị/tổ chức/cá nhân có nhu cầu số hóa tài liệu.

1. Khả năng đáp ứng yêu cầu người dùng, mức độ thân thiện , sự hài lòng của  người dùng

• Tối ưu hóa giao diện người dùng: Phần mềm được nghiên cứu thiết kế đơn giản, hiệu quả, dễ tiếp cận, dễ sử dụng và tối ưu hóa mọi thao tác người dùng nhằm có được trải nghiệm tốt nhất với năng suất tối ưu.
• Tiêu chuẩn liên thông dữ liệu vào, ra: Đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đầu ra phục vụ cho việc liên thông dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống theo Thông tư 02/2019/TT-BNV.
• Định dạng file tài liệu: Đáp ứng theo quy định của Thông tư 02/2019/TT-BNV
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật khác về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước: Đáp ứng theo Thông tư 39/2017/TT-BTTTT Ban hành về Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
• Chuẩn thiết kế theo khung kiến trúc chính phủ Việt Nam 2.0: Có thiết kế kiến trúc nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng, công nghệ an toàn thông tin phù hợp với khung kiến trúc chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0.

2. Khả năng tùy biến, mở rộng

• Linh hoạt đáp ứng thay đổi metadata: Cho phép người dùng có thể tùy biến cấu hình các loại meta khác nhau (khung biên mục) để áp dụng công việc lưu trữ đặc thù của nhiều lĩnh vực, ngành khác nhau.
• Quy mô triển khai linh hoạt: Cho phép triển khai riêng rẽ từng phân hệ Lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử riêng rẽ hoặc triển khai đồng bộ cả 2 phân hệ trong một hệ thống.

3. Có định hướng chuỗi cung ứng cụ thể có tiềm năng của Việt Nam

a) Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp;

b) Các cơ quan, tổ chức khác căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án và quy định pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.

4. Hiệu quả mang lại cho khách hàng

• Kiến trúc hệ thống được thiết kế theo tiêu chuẩn ISO 14721-2012 (Open archival information system - OAIS): Đáp ứng cho lưu trữ lâu dài, có tính mở, dễ dàng mở rộng, tích hợp, chuyển đổi theo nhu cầu.
• Sự đầy đủ chức năng của hệ thống:
  • Phân hệ Lưu trữ cơ quan: Đáp ứng theo đề án và phù hợp với tiêu chuẩn ISO 16175-2:2011
  • Phân hệ Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành: Đáp ứng theo đề án và phù hợp với tiêu chuẩn ISO 17068 - 2017.
• Tối ưu hóa giao diện người dùng: hệ thống được nghiên cứu thiết kế đơn giản, hiệu quả, dễ tiếp cận, dễ sử dụng và tối ưu hóa mọi thao tác người dùng nhằm có được trải nghiệm tốt nhất với năng suất tối ưu.
• An ninh, an toàn dữ liệu và hệ thống: Hệ thống được thiết kế và áp dụng các tính năng kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, chống thoái thác trách nhiệm của người dùng. Hệ thống cũng sẵn có khả năng tích hợp các giải pháp bảo mật ở mức hệ thống cho phép kiểm soát an toàn bảo mật nhiều lớp.
• Tiêu chuẩn liên thông dữ liệu vào, ra: Đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, đầu ra phục vụ cho việc liên thông dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống theo Thông tư 02/2019/TT-BNV.
• Linh hoạt đáp ứng thay đổi metadata: Cho phép người dùng có thể tùy biến cấu hình các loại meta khác nhau để áp dụng công việc lưu trữ đặc thù của nhiều lĩnh vực, ngành khác nhau.
• Định dạng file tài liệu: Đáp ứng theo quy định của Thông tư 02/2019/TT-BNV
• Các tiêu chuẩn kỹ thuật khác về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước: Đáp ứng theo Thông tư 39/2017/TT-BTTTT Ban hành về Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước
• Quy mô triển khai linh hoạt: Cho phép triển khai riêng rẽ từng phân hệ Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử riêng rẽ hoặc triển khai đồng bộ cả 2 phân hệ trong một hệ thống.
• Mô hình triển khai mềm dẻo
  • Cho thuê phần mềm: Phần mềm được triển khai dưới dạng như dịch vụ cho thuê (SaaS - Software as a Service); đảm bảo phục vụ nhiều tổ chức trên cùng một nền tảng (multi-tenant); có kiểm soát về chức năng; tính năng; thời gian sử dụng dịch vụ
  • Cài đặt và chuyển giao theo yêu cầu: Cho phép thực hiện việc cài đặt hệ thống trên nền tảng hạ tầng máy chủ, mạng của khách hàng, chuyển giao hệ thống để khách hàng tự vận hành, khai thác; có kiểm soát về chức năng, tính năng, thời gian sử dụng của hệ thống;
• Chuẩn thiết kế theo Khung kiến trúc chính phủ Việt Nam 2.0: Có thiết kế Kiến trúc nghiệp vụ, dữ liệu, ứng dụng, công nghệ an toàn thông tin phù hợp với Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, phiên bản 2.0

• Tính bảo mật và an toàn dữ liệu

  An ninh, an toàn dữ liệu và hệ thống: Hệ thống được thiết kế và áp dụng các tính năng kiểm soát quyền truy cập chặt chẽ, chống thoái thác trách nhiệm của người dùng. Hệ thống cũng sẵn có khả năng tích hợp các giải pháp bảo mật ở mức hệ thống cho phép kiểm soát an toàn bảo mật nhiều lớp.